Na wstępie należy zadać pytanie: Czy NGO może zatrudniać pracowników? Odpowiedź brzmi: jak najbardziej tak! Organizacje pozarządowe mają możliwość zatrudniania pracowników, dokonując swobodnie wyboru formy zatrudnienia: umowy o pracę, umów cywilnoprawnych, a także umów o wolontariat. Najbardziej pożądaną z punktu widzenia pracownika formą zatrudnienia pozostaje umowa o pracę, która doskonale sprawdza się przy długoterminowej współpracy, zapewniając stabilność zatrudnienia oraz szereg praw, jakie ustawodawca przewidział dla stron stosunku zatrudnienia. Jednakże, tam gdzie prawa, tam i obowiązki! Przyjrzyjmy się zatem najważniejszym z nich.
Nawiązanie stosunku pracy
Obowiązki pracodawcy powstają już na początkowym etapie, czyli nawiązywania stosunku pracy. Owocna rekrutacja skutkuje koniecznością przygotowania dokumentów, z którymi będzie zapoznawać się wyróżniony kandydat. Mowa oczywiście o umowie o pracę, zakresie obowiązków oraz klauzuli informacyjnej o przetwarzaniu danych osobowych. Przyjmujemy, że oferta zostaje przyjęta i strony zgodnie postanowiły, że podpiszą umowę. Czy pracownik może już przystąpić do wykonywania swoich zadań? Niestety, na to jest jeszcze przedwcześnie. Pracodawca musi najpierw skierować go na badania lekarskie oraz na szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy – warunki te są niezbędne dla upewnienia się, że pracownik jest zdolny do podjęcia zatrudnienia na danym stanowisku oraz zapoznał się z zasadami bezpieczeństwa oraz wykazem potencjalnych zagrożeń. W międzyczasie pracodawca musi pamiętać o dopełnieniu obowiązku terminowego zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych – ma na to siedem dni od zawarcia umowy o pracę. Kiedy natomiast pracownik zostanie już dopuszczony do wykonywania swoich obowiązków, bieg rozpoczyna kolejny siedmiodniowy termin, w którym pracodawca przedstawia nowemu członkowi zespołu informację o warunkach zatrudnienia.
Zapewnienie odpowiednich warunków pracy
Zatrudnianie pracowników wiąże się z koniecznością zapewnienia odpowiednich warunków, które narzucane są przez obowiązujące przepisy, a których przestrzeganie wpływa pozytywnie na atmosferę w miejscu pracy, podnosi morale pracowników oraz buduje wizerunek organizacji jako perspektywicznego, godnego poszanowania i polecenia miejsca pracy.
Pracodawca jest zatem obowiązany do szanowania godności pracowników, jak również zapewnienia im godziwego wynagrodzenia i równego traktowania. Miejsce pracy powinno być wolne od jakichkolwiek przejawów dyskryminacji i mobbingu, jak również zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Niezależnie od chwilowych problemów finansowych, czy też oczekiwań co do efektów pracy, pracodawca obowiązany jest do terminowej wypłaty wynagrodzenia, odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne, przestrzegania zasad dotyczących czasu pracy oraz respektowania prawa do wypoczynku.
Obowiązek wypłaty wynagrodzenia wynika wprost z definicji stosunku pracy. Niezależnie od wynegocjowanych stawek, ustalona wypłata nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia, jakie obowiązuje w danym roku. Pracodawca zobowiązany jest również do dochowywania terminów, w jakich wynagrodzenie powinno do pracownika – wypłat dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, z dołu, w stałym i ustalonym z góry terminie, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.
Prowadzenie dokumentacji
Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie akt osobowych pracownika, które podzielone zostały na cztery części, oznaczane literami od A do D. Zawierają one szereg dokumentów, poczynając dla przykładu od dokumentów rekrutacyjnych, przez umowę o pracę, zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP, wnioski urlopowe i przyznane nagrody, aż po wypowiedzenie umowy o pracę i wystawione z tego tytułu świadectwo pracy, jak również kary porządkowe, jeżeli konieczne było ich nałożenie. W aktach osobowych przechowywane są zatem wszelkie dokumenty, jakie powstały w związku z nawiązaniem, przebiegiem oraz zakończeniem stosunku pracy, co jest pomocnym narzędziem do zachowania przejrzystości w namnażającej się z upływem lat ilości formularzy, oświadczeń, wniosków, czy klauzul.
Do zadań pracodawcy należy także prowadzenie ewidencji czasu pracy, która jest niezbędna do prawidłowego rozliczania wynagrodzeń, czy też obliczania wymiaru urlopów. Prowadzenie ewidencji czasu pracy pozwala na czytelny przekaz informacji o godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy, nadgodzinach, urlopach, zwolnieniach lekarskich, czy też przerwach w pracy, co znacznie ułatwia ewidencjonowanie wydatków związanych z zatrudnieniem pracownika.
Zakończenie stosunku pracy
Pracodawca napotyka szereg obowiązków również w przypadku chęci zakończenia stosunku pracy. Staje bowiem przed zadaniem skutecznego oraz zgodnego z przepisami prawa wypowiedzenia stosunku pracy, tak, aby nie narazić się na ewentualne roszczenia ze strony pracownika. W tych okolicznościach ważne jest również dopilnowanie kwestii urlopowych, tak, aby pracownik nie został pozbawiony pozostałych mu do wykorzystania dni wolnych lub pieniężnego ekwiwalentu za urlop niewykorzystany. Niezależnie od przyczyny rozwiązania umowy, pracodawca zobowiązany jest do sporządzenia świadectwa pracy, zawierającego wszelkie elementy, jakich wymaga ustawodawca. Zakończenie stosunku pracy powoduje także konieczność wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych, skoro ustała przyczyna opłacania w jego imieniu składek. Co ciekawe, rozwiązanie umowy o pracę skutkuje dodatkowym zadaniem, który rozciągnięty zostaje o kilka lat. Ustanie stosunku pracy nakłada przecież na pracodawcę obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez kolejne 10 lat, liczone od końca roku, w którym umowa została wypowiedziana lub wygasła.
O autorze:
Elżbieta Żołna – adwokat, Członek Okręgowej Rady Adwokackiej w Rzeszowie. Prowadzi własną kancelarię adwokacką, świadcząc kompleksową pomoc osobom fizycznym oraz prawnym w sprawach gospodarczych, rejestrowych, prawa pracy, karnych oraz administracyjnych.
