Zarówno w świecie organizacji pozarządowych, jak i w świecie przedsiębiorstw, przyjęło się, że księgowość i sprawozdawczość to domeny „techniczne” – przykry i często kosztowny obowiązek przeznaczony wyłącznie dla urzędów, grantodawców czy audytorów. Jednak coraz więcej NGO dostrzega, że bez wartościowej i spójnej informacji o przeznaczeniu pozyskanych środków finansowych trudno zbudować zaufanie darczyńców indywidualnych. Psychologia, marketing i rachunkowość rzadko się spotykają, ale ich połączenie może być dla wielu organizacji game changerem w budowaniu zaufania społecznego.
Darczyńcy z reguły nie mają ani czasu, ani możliwości, ani chęci, by analizować księgi rachunkowe czy pełne sprawozdania finansowe. Zamiast tego:
- przeglądają skrócone informacje na stronach internetowych i w mediach społecznościowych,
- zwracają uwagę na proporcje między kosztami administracyjnymi a statutowymi,
- chcą wiedzieć, w jaki sposób dystrybuowane są ich pieniądze.
Dlatego prostota przekazu jest kluczowa. Organizacje, które chcą się wyróżnić i wzbudzić zaufanie, powinny – oprócz prowadzenia księgowości zgodnie z przepisami – przeanalizować, czy i jak przekazują informacje finansowe na zewnątrz.
Spójrzmy na prosty przykład:
Organizacja pozyskała darowizny w wysokości 210 tys. zł. Oto dwa sposoby zaprezentowania tych samych danych:
Wersja 1: Formalna (urzędowa)
Przychody z tytułu darowizn: 210 000 zł
Koszty statutowe: 126 000 zł
Koszty administracyjne: 84 000 zł
Choć przekaz jest zgodny z zasadami rachunkowości, może wzbudzać wątpliwości:
„Dlaczego aż 40% idzie na administrację?”
Wersja 2: Przyjazna dla darczyńcy
Każda złotówka Twojej darowizny została rozdysponowana tak:
• 60 groszy przeznaczono bezpośrednio na organizację zajęć dla dzieci,
• 30 groszy pozwoliło zorganizować transport,
• 10 groszy przeznaczono na obsługę administracyjną projektu.
To ten sam przekaz, ale ujęty z perspektywy osoby, która chce mieć wpływ i rozumieć, jak działa organizacja.
Jak księgowość może pomóc w komunikacji?
To, w jaki sposób organizacja prezentuje dane finansowe, zależy od tego, jak są one ewidencjonowane w systemie księgowym. Dlatego już na początku współpracy NGO z zespołem księgowym warto ustalić:
- jakie dane są potrzebne do obowiązkowych raportów,
- jakie informacje mogą wspierać komunikację z darczyńcami.
Dzięki temu możliwe jest równoczesne spełnianie wymogów formalnych i zwiększanie przejrzystości działania organizacji.
Podsumowanie
Dobrze prowadzona księgowość to nie tylko obowiązek – to narzędzie budowania zaufania. Organizacje, które rozumieją psychologiczne mechanizmy odbioru danych finansowych, mogą nie tylko lepiej się rozliczać, ale też skuteczniej pozyskiwać środki.
Bo dobra księgowość to nie tylko poprawne liczby – to także dobrze opowiedziana historia.
O autorze:
Jakub Kowalik – doświadczony księgowy, właściciel biura rachunkowego i twórca kursów, który od lat wspiera NGO w rozliczeniach podatkowych. Jego praktyczne podejście sprawia, że nawet skomplikowane tematy stają się zrozumiałe.
