Rachunkowość organizacji pozarządowych znacząco różni się od rachunkowości stosowanej w firmach komercyjnych. Wynika to z faktu, że organizacje mają inny cel działalności, inną strukturę przychodów a także kosztów. Celem NGO jest realizacja misji społecznej, a nie generowanie zysków. W tym artykule omówimy podstawy rachunkowości w NGO i podpowiemy, na co zwrócić uwagę posiadając wcześniej doświadczenie w rozliczaniu spółek.
CEL: Zacznijmy od celu prowadzenia rachunkowości w NGO. Poza spełnieniem wymogów formalnych, prowadzenie ksiąg rachunkowych jest punktem wyjścia do zapewnienia przejrzystości finansowej organizacji – począwszy od sprawozdawczości do KRS, NIW, sprawozdawczości dla darczyńców, grantodawców czy instytucji finansujących. Rachunkowość w organizacjach pozarządowcych służy także jako narzędzie wspierające zarządzanie i monitorowanie realizacji projektów. W przypadku spółek sprawozdawczość, oprócz wymogu raportowania do KRS skierowana jest do osób decyzyjnych i ma na celu analizę zyskowności i kondycji finansowej firmy.
PROGI: NGO moją korzystać z przywileju, jakim jest uproszczona księgowość (UEPIK) jeśli przychody są niższe niż 100.000 zł. (po spełnieniu innych wymagań wynikających z art. 10a ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie). Dla spółek handlowych prowadzenie pełnej księgowości jest obligatoryjne.
PLAN KONT: W organizacjach pozarządowych plan kont jest bardziej złożony, ponieważ musi uwzględniać różnorodność źródeł finansowania (dotacje, darowizny, składki członkowskie) oraz wydatków (działalność statutowa nieodpłatna, odpłatna, gospodarcza, koszty administracyjne). W spółkach plan kont dostosowany jest do rodzaju działalności jednostki. Szczegółowość planu kont w dużej mierze uzależniona jest od potrzeb wewnętrznych jednostki, a nie od wymogów sprawozdawczych.
ROZLICZANIE DOTACJI I GRANTÓW: Dotacje i granty są kluczowym źródłem finansowania NGO, a ich rozliczenie wymaga szczególnej uwagi. Każda dotacja jest rozliczana osobno, zgodnie z warunkami poszczególnych umów. Organizacje muszą szczegółowo dokumentować wydatki, aby uniknąć konieczności zwrotu środków. Spółki rzadziej korzystają z dotacji, a jeżeli już, to głównie w przypadku wsparcia inwestycyjnego lub projektów badawczo-rozwojowych. Rozliczanie tych środków odbywa się na zasadach zbliżonych do NGO, ale dotyczy węższego zakresu działalności.
ZASADY ROZLICZANIA NADWYŻKI FINANSOWEJ: W przypadku organizacji pozarządowych nadwyżka przychodów nad kosztami (odpowiednik zysku w firmach) nie może być dowolnie rozdysponowana, tak jak ma to miejsce w spółkach (np. na wypłatę dywidendy, kapitał zapasowy czy rezerwowy). Niewydatkowana nadwyżka przechodzi do rozdysponowania w kolejnym roku zgodnie ze statutem organizacji.
WZÓR SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO: Organizacje korzystają z załącznika nr 6 do ustawy o rachunkowości jako podstawowego wzoru sprawozdania finansowego. Mogą jednak zdecydować o przygotowywaniu sprawozdania wg załącznika nr 1 tejże ustawy. W przypadku spółek domyślnym wzorem jest załącznik nr 1 do ustawy, a jednostki mikro mogą skorzystać z uproszczeń wynikających ze wzoru stanowiącego załącznik nr 4, a jednostki małe według wzoru z załącznika nr 5 do UoR.
O autorze:
Jakub Kowalik – doświadczony księgowy, właściciel biura rachunkowego i twórca kursów, który od lat wspiera NGO w rozliczeniach podatkowych. Jego praktyczne podejście sprawia, że nawet skomplikowane tematy stają się zrozumiałe.
