Od 1 stycznia 2025 roku wchodzą w życie istotne zmiany dotyczące prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (UEPIK) przez organizacje pozarządowe (NGO). Nowelizacja ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie zwiększa limit przychodów uprawniający do korzystania z UEPIK ze 100.000 zł do 1.000.000 zł. Wybór UEPIK zmniejsza obciążenia administracyjne i koszty związane z prowadzeniem pełnej księgowości, jednak nie dla każdej organizacji taka forma będzie odpowiednia. Zasady prowadzenia UEPIK zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 października 2018 r. w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez niektóre organizacje pozarządowe oraz stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego.
Uwaga! Od 1 stycznia 2026 r. ma wejść w życie nowe rozporządzenie!
Warunki korzystania z UEPIK na rok 2025:
- Rodzaj działalności: Organizacje, które działają w sferze zadań publicznych określonych w art. 4 ust. 1 Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
- Limit przychodów: Organizacje, które w poprzednim roku obrotowym (2024) osiągnęły przychody nieprzekraczające 1.000.000 zł, mogą zdecydować się na prowadzenie UEPIK.
- Brak działalności gospodarczej: NGO nie może prowadzić działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców.
- Brak statusu organizacji pożytku publicznego (OPP): Organizacje posiadające status OPP nie są uprawnione do prowadzenia UEPIK.
- Źródła przychodów: Przychody organizacji muszą pochodzić wyłącznie z określonych źródeł, takich jak:
- działalność nieodpłatna pożytku publicznego z tytułu składek członkowskich, darowizn, zapisów, spadków, dotacji, subwencji, przychodów pochodzących z ofiarności publicznej,
- działalność odpłatna pożytku publicznego (np. sprzedaż towarów i usług),
- sprzedaż, najem lub dzierżawa składników majątkowych,
- odsetki od środków na rachunkach bankowych związanych z działalnością organizacji w tym także odsetki od lokat terminowych oraz innych form oszczędzania, przechowywania lub inwestowania, tworzonych na tych rachunkach.
Uwaga! Od 2026 r. nie będzie już warunku nr 1 oraz 5.
Zbliża się termin na podjęcie decyzji o wyborze UEPIK!
Organizacja jeśli chce skorzystać z UEPIK, musi poinformować naczelnika właściwego urzędu skarbowego o takim wyborze w terminie do końca pierwszego miesiąca roku podatkowego, w którym rozpoczyna prowadzenie uproszczonej ewidencji (czyli do 31 stycznia!). W przypadku jednostek rozpoczynających działalność termin wynosi 30 dni od dnia rozpoczęcia działalności.
Uwaga! Od 2026 r. termin ten ulegnie wydłużeniu do końca 3 miesiąca roku podatkowego a w przypadku jednostek rozpoczynających – do 90 dni od dnia rozpoczęcia działalności.
W niektórych przypadkach konieczna może być rezygnacja z prowadzenia uproszczonej księgowości np. jeśli organizacja przestała spełniać wymogi wskazane powyżej. Należy zawiadomić o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od końca ostatniego miesiąca roku podatkowego, w którym organizacja prowadzi UEPIK.
Uwaga! Od 2026 r. termin ten zostanie wydłużony do 90 dni.
UEPIK nie dla każdego
Pomimo zalet UEPIK, nie każda organizacja pozarządowa skorzysta na wyborze tej formy ewidencji. Dla niektórych organizacji może ona być niewystarczająca lub stwarzać dodatkowe ryzyka. NGO pozyskujące środki z różnorodnych, często bardziej złożonych źródeł, takich jak granty międzynarodowe czy środki unijne, mogą napotkać trudności w raportowaniu tych środków w uproszczonej ewidencji. Dostosowanie UEPIK do wymagań grantodawców bywa niemożliwe. Dodatkowo w przypadku działalności odpłatnej pożytku publicznego o znaczących przychodach, uproszczona ewidencja może być zbyt mało szczegółowa, co może skutkować trudnościami w kontroli kosztów czy raportowaniu wyników działalności. Podsumowując jest to rozwiązanie korzystne dla małych NGO o nieskomplikowanej strukturze finansowej, ale nieodpowiednie dla tych, które planują rozwój, różnorodność źródeł finansowania czy międzynarodowe projekty.
Podsumowanie:
Zmiany w przepisach od 2025 roku rozszerzają możliwość korzystania z UEPIK na większą liczbę organizacji pozarządowych. Jednak przed podjęciem decyzji o przejściu na uproszczoną ewidencję, każda NGO powinna dokładnie przeanalizować, czy ta forma księgowości będzie dla niej odpowiednia, biorąc pod uwagę specyfikę działalności czy źródła finansowania. Wybór UEPIK to decyzja, która powinna być poprzedzona dokładną analizą potrzeb i przyszłości organizacji.
O autorze:
Paulina Szulc jest kwalifikowanym doradcą podatkowym i specjalistką w dziedzinie podatku dochodowego od osób prawnych. Oferuje szeroką wiedzę oraz umiejętność interpretacji przepisów prawa, co jest kluczowe w prawidłowym i terminowym wypełnianiu obowiązków podatkowych. Jest współtwórczynią kursów dotyczących opodatkowania organizacji pozarządowych, w których łączy swoją wiedzę z praktycznym podejściem do kwestii podatkowych.
